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讲再多的时间管理,都不如这10条高效法则


在这个世界的钟表上,你可曾感受到,自己就像一个齿轮,不停地旋转?


社会不断进步、项目永远做不完、陪家人的时间越来越短?感觉时间很短,时刻带着焦虑。




其实,对项目经理来说,最重要的就是做好时间管理,以下10个原则助你成为“时间富人”。





经常会有人问一个我每每听到都感到后背发凉的问题:“可以耽搁您一分钟吗?”


于是,我在一张纸上打印了大大的“1440”。我和其他人解释:这是我用来提醒自己珍惜时间的,即一天只有1440分钟。


其中,重点不是这种做法,而是如果你要想提升效率、管理时间,最重要的不是技巧,而是需要转变心态。






确定你最重要的任务,并将它放在其他事情之前完成。


彼得·德鲁克说:“效率是正确地做事,成效是做正确的事。”当然,前提是要知道什么是你最重要的任务、什么样的活动能让你获得撬动目标的杠杆。


首先要制定确切可量化的目标,确认后,把它放到自己的计划之内,尽早提上日程。





如何用日程表代替任务清单管理生活


①专门安排大块时间做重要的事,即"封闭时间"或者"封盒时间";

②重要的事情安排在一天的早些时候,避免被临时事情打扰;

③不要废除你的目标,如有必要,重新安排执行时间;

④自动拒绝不在规划内的请求.






拖延往往不是因为你懒,而是:


  • 你缺乏足够的动力;

  • 你在制定目标或任务清单时,低估了未来情绪的力量。


对于你总是拖延的艰难任务,想想你为什么要做它,甚至可以在脑海里想想那个画面:


  • “做这件事我能获得怎样的乐趣呢?”

  • “如果我不做的话会感到什么样的痛苦呢?”


 拖延症克星1:可靠的同伴 

这个人可以你的家人,或者是一位时刻监督你、对你负责的好朋友。当我们打破对其他人的承诺时,你会感觉更糟糕。


 拖延症克星2:向理想的自己出发 

很多情况下,我们逃避任务是因为我们还没有描绘出一位自己想努力成为的人。


我们可以想象自己未来的理想样子,与那个理想的自己对话——“我是一个健康的饮食者,我是公司里的头号项目经理,我是一个自律的人,我是一位企业家……”






真正的成功人士,不会为了完成待办清单上的项目而无休止地消耗自己的时间,他们会考虑紧急重要的事情,为每件事情安排好时间,够了就停下,不会永无止境。


事情总是做不完的,当你想为所有的事情负责的时候,有没有想过你其实是在试图追求完美?






5个步骤掌控你的邮件


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1.每天,使用“321-0”方法,每天只检查并处理三次的邮件,设定一个21分钟的闹钟,把这当成一个游戏,在这期间把邮箱清空。


2.马上实施“4个D”原则。每次你打开邮件,你要准备好办理(Do)、委派(Delegate)、推迟(Defer)、删除(Delete)它。


此外,还可以考虑将其归入档案,比如为“当天回复”建立一个文件夹。


3.在你发送、转发或抄送时要三思。避免加重信息过载,你也会少收到一些邮件。


4.主题栏写明要求的任务。仅用主题栏就写明所有的有效信息。


5.让邮件简短,这是尊重别人的一种表现,不意味着粗鲁。


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如何制定高效的会议议程?


1.在开会之前向与会者寻求关于会议议程方面的意见,以避免突然出现的新的议题,使会议偏离最初的目标明确;

2.明确指出会议目的;

3.明确会议主持人;

4.确认所有受邀参会人员,人员越少越好;

5.尽可能列出会议的议题,以便让参会人员做出决定;

6.将每个议程安排的预估时间标注在议程后,以便参会者掌握会议进度。


每日的碰头小会是你和团队成员快速碰头的会议,每天同一时间,不超过15分钟


每日的碰头小会应包括:

  • 事件——过去24小时内重要内容。特别是和其他团队成员有关的方面;

  • 数字——检查日常进度;

  • 问题——解决的难度,需要消除的麻烦。







80%的成功源自20%的努力。分辨出带给你超额回报的少数事情。这就需要我们:

①寻找捷径;

②把最重要的事情做到极致;

③发展自己的目标技能,不要试图掌握一切;

④通过确定最重要的20%的目标和工作来减少工作量,减轻压力,提升幸福感。







我们每个人可以对自己的任务进行分析


放弃:我可以放下什么工作,什么事情我可以完全不做?

分派:哪些工作我可以分派给下属,哪些工作可以外包出去?

重新设计:哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做?






将你的精力最大化,而不是增加工作时间。


提高整体精力水平的方法是保持身体健康。因此,我们需要:

①足够的睡眠;

②尽可能少饮酒;

③少摄取咖啡因,尤其在白天快结束时;

④多吃天然健康食品,体重保持在健康范围内;

⑤多喝水,每天坚持运动.

很多人学了无数时间管理的技巧,而且也足够自律,非但没有变成成功人士,反而把自己搞得筋疲力尽。



只有将使用时间的主动权掌握在自己手上,才能更好地利用时间,才能更高效率的工作!





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